Reklamationen

Die Qualität, Reinheit und durchstrukturierte Produktion eines Artikels stehen seitens der Hersteller und natürlich seitens der Kunden an höchster Stelle. Sie wird mithilfe der Qualitätssicherung geprüft und geplant.

Sollte es dennoch zu einer Beanstandung kommen, so können Reklamationen über dieses Programm erfasst und bearbeitet werden.

Grunddaten

Innerhalb der Grunddaten ist die Artikelklasse und der zu reklamierende Artikel zu wählen, wobei nur Artikel zur ausgewählten Artikelklasse auswählbar sind.

⇒ Die Artikelklasse kann einem Artikel im Artikelstamm zugeordnet werden. Bedenken Sie dabei, dass aus der Reklamation heraus nur Verkaufsartikel in der Liste erscheinen und ausgewählt werden können!!!

Markieren Sie nun die zutreffenden Kategorien Reklamierender, Reklamation und Abschlussstatus. Diese können zur Suche einer Reklamation als Filtereigenschaften dienen.

Als Begleitparameter kann eine bestimmte Charge angegeben werden.
Fehlerklasse → Wählen Sie für die Art des Fehlers zwischen Hauptfehler, Nebenfehler oder kritischer Fehler aus.

Kategorie Reklamierender → Wer hat reklamiert?

Kategorie Reklamation → Welcher Stelle ist die Reklamation zuzuordnen?

Geben Sie nun jeweils das Datum an. Diese sind ebenso in der Druckvorschau enthalten Die gesamte Dauer der Reklamation in Wochentagen lässt sich mit einem Klick auf die gepunktete Schaltfläche automatisch berechnen. Dazu muss jedoch das Datum des Reklamationseingangs und das Datum Ende der Reklamationsbearbeitung gefüllt sein.

Retoure: Wurde der reklamierte Artikel zurückgesendet und als Retoure angenommen, so kann dieser Status durch einen Haken und das Datum des Wareneingangs der Retoure gesetzt werden.

Überprüfen Sie Ihre Angaben und wechseln Sie zum nächsten Reiter.

Medizinprodukt

Weiterführende Angaben zu einem Medizinprodukt werden hier jeweils angewählt:

Kontaktdaten

Hier werden sämtliche Kontaktdaten des Reklamierenden sowie die Form der Reklamationsanfrage- und Antwort erfasst.

Wird eine Reklamation weder Telefonisch noch Persönlich eingereicht, so können Schriftdokumente und andere Dateien eingefügt und anhand des Pfads eingebunden und zur Ansicht geöffnet werden:

Sind die Kontaktdaten erfasst, so kann als Beschreibung die komplette Definition der Reklamation als Fließtext erfasst werden.

QS – Rückmeldung

Analog zur Beschreibung der Reklamation werden im Reiter Rückmeldung QS mögliche Fehlerursachen dokumentiert und dem Reklamierenden beigefügt. Es können zusätzlich Dokumente eingebunden werden, um den Reklamierenden weitere Informationen zukommen zu lassen (etwa eine Beschreibung der Fehleranalyse oder die Ursache des Fehlers).

Um diese Informationen anzugeben, geben Sie bitte an, ob es sich bei dem reklamierten Artikel um einen Erstfehler oder um einen Wiederholungsfehler handelt und klicken Sie auf den nächsten Reiter.

Produktqualität

Tragen Sie hier die Qualität des geprüften Produkts ein. Im Bereich Reklamation ist hierbei das Dokumentieren der Produktqualität ein wichtiger Bestandteil und Voraussetzung der Qualitätssicherung.

Auch hier kann neben den Produkttyp und der Beschaffenheit eine optionale Beschreibung beigefügt werden.

Eingeleitete Maßnahmen – Interne Maßnahmen

Diese beiden Reiter beschreiben die eingeleiteten sowie die internen Maßnahmen für eine mögliche Umsetzung der Fehleranalyse.
Eingeleitete Maßnahmen

Tragen Sie hier nun die Maßnahme, die Verantwortlichen Personen sowie den Status der Maßnahme mit dem jeweiligen Datum ein. Es können mehrere Maßnahmen für eine Reklamation erfasst werden. Dazu benutzen Sie die folgenden Schaltflächen zum hinzufügen, entfernen oder zum auswählen einer bereits erfassten Maßnahme:

Sind die Maßnahmen erfasst, so können diese gesucht und angezeigt werden. Benutzen Sie die dafür vorgesehenen Schaltflächen offene Maßnahmen anzeigen und Maßnahmen suchen.

offene Maßnahmen ⇒ Es wird eine Druckansicht aller offenen Maßnahmen angezeigt und kann bei Bedarf gedruckt werden

Maßnahmen suchen ⇒ Es öffnet sich ein neues Fenster, in der nach allen Maßnahmen, unabhängig der Reklamation, gefiltert werden kann
Interne Maßnahmen

Innerhalb der internen Maßnahmen, ebenso wie bei den eingeleiteten Maßnahmen, lassen sich Beschreibungen erfassen. Zudem lassen sich die einzelnen Maßnahmen als erledigt oder als Ziel erreicht markieren, mit der Unterteilung: ‚Sofortmaßnahmen, Korrekturmaßnahmen und Maßnahmen der Aufgabenstellungen.

Diese werden auf dem Ausdruck einer Reklamation mit angezeigt.